Druhny i druhowie, Drodzy Rodzice!

w związku z nowymi regulacjami o ochronie danych osobowych, spełniamy nasz obowiązek informacyjny o tym, jak przetwarzamy Państwa dane i dane Waszych dzieci. Poniżej wyjaśniamy najważniejsze kwestie.

Kto jest administratorem Państwa danych?

Administratorem, czyli podmiotem, który decyduje jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe jest Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Łódzka z siedzibą w Łodzi (ZHP Chorągiew Łódzka), pod adresem ul. Stefanowskiego 19, 90-537 Łódź, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, pod numerem KRS: 0000283814, NIP: 727-012-60-45, REGON: 100376446, tel. 501-899-336, e-mail: biuro@lodzka.zhp.pl oraz poedłegłe jednostki terytorialne – hufce.

Jak się można z nami skontaktować?

W razie jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu:

 

ZHP Chorągiew Łódzka

tel: 501-899-336

biuro@lodzka.zhp.pl

 

Biuro chorągwi czynne od poniedziałku do piątku w godz. 8.30–16.30., a w środę w godz. 10:00-18:00

 

Komenda Hufca ZHP Kutno

ul. Troczewskiego 2AKutno 99-300

 tel. 667-914-064


Skąd mamy Państwa dane?

Dane otrzymaliśmy od Państwa. podczas zapisu dziecka do naszej organizacji, wypełniając kartę członkowską lub podczas zapisu na organizowane przez nas różne formy wypoczynku (obozy, kolonie, ferie)  i aktywności turystyczno – rekreacyjnej, w tym organizacji wojewódzkich konkursów., szkoleń i konferencji, wyjazdów/biwaków/rajdów.

Czy muszą Państwo podawać nam swoje dane?

Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, ale niektóre dane mogą być niezbędne do zawarcia Umowy,  realizacji zaakceptowanego regulaminu i prawidłowego świadczenia naszych usług, lub aby spełnić wymagania określone przepisami prawa których musimy przestrzegać lub procedur wewnętrznych wynikających z wdrożonych i funkcjonujących w ZHP standardów.

Jeśli z jakiegoś powodu nie podadzą Państwo danych osobowych, niezbędnych  do zawarcia umowy niestety nie będziemy mogli zawrzeć umowy lub nie będziemy mogli przyjąć dziecko w szeregi ZHP, a w konsekwencji nie będą mogli Państwo korzystać z naszych usług.

 

Jakie jest cel i podstawa prawna przetwarzania państwa danych osobowych?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe i dane osobowe Państwa dzieci w celach związanych z realizacją misji i statutu Związku Harcerstwa Polskiego, ponieważ są one  niezbędne do realizacji postanowień zaakceptowanego regulaminu  oraz wykonania zawartej umowy lub do kontaktu z Państwem.  Ponadto Państwa dane przetwarzane są w celu:

  • dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy,
  • kontaktowania się z  Państwem  w celach reklamacyjnych,
  • kontaktowania się z Państwem w celach podatkowych i rachunkowych,
  • przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych, oraz zapewnienie rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).

 

Przetwarzamy Państwa  dane osobowe  również w celach wskazanych poniżej, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu ZHP Chorągwi Łódzkiej.

 

Jeśli się na to Państwo zgodzili przetwarzamy dane osobowe w celu:

  • kontaktowania się w celach marketingowych,
  • zapewnienia  bezpieczeństwa  i  ochrony  zdrowia  uczestnika wypoczynku
  • przechowywania wizerunku Państwa dziecka w postaci nagrania filmowego oraz zdjęcia
  • zapisywania danych w plikach cookiem.

 

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych  mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie w ten sam sposób jaki została wyrażona. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe i dane osobowe dzieci dopóki nie wycofają Państwo zgody. Cofnięcie zgody  na przetwarzanie danych do celów statutowych ZHP będzie jednoznaczne z wygaśnięciem członkowska w naszej organizacji. Nie możemy bowiem wychowywać, kształcić i rozwijać państwa dzieci nie posiadając niezbędnej wiedzy na ich temat.

 

Do kiedy będziemy przechowywać Państwa dane?

Będziemy przetwarzać Państwa dane najkrócej, jak to jest możliwe. Dla poszczególnych przypadków czas przetwarzania danych jest następujący:

  • w przypadku, gdy przetwarzamy Państwa dane na podstawie umowy, przetwarzanie będzie trwało dopóki trwa umowa oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
  • jeżeli została wyrażona zgoda  na przetwarzanie dla określonego celu, będziemy przetwarzać Państwa  dane osobowe do czasu odwołania zgody,
  • dane, które przetwarzamy w ramach realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu przetwarzać będziemy dopóki trwa ten interes,

 

Komu udostępniamy Państwa dane osobowe?

Nie udostępniamy Państwa danych osobom lub podmiotom trzecim. Nie przekazujemy Państwa danych do państw trzecich. Wyjątkiem od tej zasady są sytuacje, gdy udostępnienie jest konieczne w celu realizacji usługi. Odbiorcami Państwa danych mogą być Towarzystwa Ubezpieczeniowe, firmy transportowe. Podane dane są niezbędne do realizacji usługi.

W szczególnych przypadkach Państwa dane mogą zostać udostępnione podmiotom uprawnionym do tego na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. Ministerstwu Edukacji Narodowej, Kuratorium Oświaty, innym dostawcom usług płatniczych). Każdy wniosek o udostępnienie jest przez nas wnikliwie badany, a przekazanie danych następuje tylko w przypadku, gdy w wyniku tej analizy stwierdzimy, że istnieje ważna i skuteczna podstawa prawna do żądania ujawnienia tym podmiotom Państwa danych.

 

Jakie mają Państwo uprawnienia wobec Chorągwi Łódzkiej ZHP  w zakresie przetwarzanych danych?

W związku z tym, że powierzają nam Państwo swoje dane osobowe, mamy wobec Państwa  następujące zobowiązania:

  • mogą Państwo żądać sprostowania danych: jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
  • mogą Państwo żądać usunięcia danych: żądanie zostanie przez nas niezwłocznie spełnione, o ile do dalszego przetwarzania danych nie obligują nas przepisy prawa, z przepisów prawa nie wynika obowiązek, który musimy zrealizować, lub gdy dane osobowe nie są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Państwa dane zostaną usunięte jeżeli:
    • nie są już niezbędne do celów w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
    • przetwarzaliśmy je na podstawie wyrażonej zgody, którą Państwo wycofali, a nie istnieje inna podstawa prawna ich przetwarzania,
    • wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych w ramach realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu administratora, a jednocześnie nie zachodzą inne okoliczności, które usprawiedliwiają dalsze przetwarzanie danych,
    • dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
    • dane osobowe muszą zostać usunięte ze względu na obowiązek wynikający z przepisów prawa.
  • mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania danych: jeżeli dane są nieprawidłowe – mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; jeżeli Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będą Państwo chcieli, aby zostały usunięte;
  • w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: jeżeli przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie zgody lub umowy z Państwem zawartej oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Mają Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (adres: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Chcielibyśmy jednak zaznaczyć, że wkrótce właściwym organem nadzorczym w tej kwestii może być Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, gdy:

  • przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli,

 

Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.